Tages-Briefing — Sandra Hofer

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Mails zum Handeln

davon 4 mit Fristdruck

Termine heute

inkl. Erstvermietung Seestrasse

Offene Zusagen

3 überfällig

⟢ Bevor wir anfangen

STWE Aarebrücke — Einladungsfrist verstrichen. Versammlung am 30.04., gesetzliche 10-Tage-Frist für die Einladung lief gestern ab. Traktandenliste muss heute Vormittag raus, sonst Anfechtungsrisiko.

Nebenkostenabrechnung Seefeldstrasse 22. Du hast Herrn Dr. Ruch am 11.04. in der Mail geschrieben: „Ich sende Ihnen die Abrechnung bis zum 23. April." Das ist heute. Unterlagen sind laut Ordnerstand noch nicht finalisiert.

Homegate-Inserat Bellevue 3 läuft morgen ab. 47 Anfragen unbeantwortet in der Warteschlange. Verlängerung oder Auswahl heute — sonst verlierst du die Sichtbarkeit genau im Frühjahrs-Peak.

Sektion 1

Executive Snapshot

3 Prioritäten 1 Risk 1 Opportunity

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01Traktandenliste STWE Aarebrücke versenden. 1 Tag überfällig gegenüber gesetzlicher Frist. Ohne formrichtige Einladung ist die Versammlung anfechtbar. Alles andere heute läuft nachher.
02Wasserschaden Goethestrasse 14 koordinieren. Gutachter-Termin fixieren, Hauswart informieren, Mieterfamilie über Zwischenstand informieren. Versicherungsfrist läuft.
03Entscheidung Mietzinsanpassung Dr. Ruch. Eigentümer wartet seit 6 Tagen auf deine Empfehlung. Referenzzinssatz-Änderung ist zeitkritisch für die nächste Staffelung.

⚠ Grösstes Risiko

Frau Züllig (Mieterin 3 Jahre, Liegenschaft Bahnhofstrasse) droht in letzter Mail mit Kündigung wegen nicht beantworteter Baulärm-Reklamation. Mieterwechsel würde CHF 8'400 Leerstandskosten plus Vermarktung bedeuten.

↗ Opportunity

Eigentümergemeinschaft Kilchberg (14 WE) sucht neue Verwaltung per 01.07. Mandatsanfrage heute Nacht eingegangen — Volumen ca. CHF 32'000 Honorar jährlich wiederkehrend.

Sektion 2

Offene Schleifen

4 dringend 2 diese Woche 1 tieferprio

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Dringend · heute

STWE Aarebrücke — Traktandenliste

Einladungsfrist gestern abgelaufen · 24 Eigentümer warten

Dr. Ruch — Nebenkostenabrechnung Seefeldstrasse 22

Zugesagt bis heute · Unterlagen 80% fertig

Goethestrasse 14 — Gutachter Wasserschaden

Schaden seit Di bekannt · Mieterfamilie braucht Ausblick

Frau Züllig — Baulärm-Reklamation

Seit 5 Tagen keine Rückmeldung · Kündigungsandrohung im letzten Mail

Diese Woche

Mietzinsanpassung Bellevue 14 — Eigentümer-Entscheid

Empfehlung ausstehend · Referenzzins-Frist 30.04.

Handänderung Kilchberg 7 — Notar Müller

Vertragsentwurf geprüft, Rückmeldung fehlt

Tieferprio

Jahresabrechnung Liegenschaft Horgen

Interne Deadline KW18 · delegierbar an Nadine

Sektion 3

Kalender heute

4 Termine 2× Vorbereitung 1 Konflikt

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08:30

Handwerker-Koordination (intern)

Standard-Wochentermin mit Nadine und Hauswart Meier. Heute dominant: Wasserschaden Goethestrasse und Sanitär-Anfrage Bellevue 14. Bring die Versicherungsunterlagen mit.

10:00

Erstvermietung Seestrasse 44 Vorbereitung

3 Interessenten hintereinander (30 Min Slots). Alle Dossiers sind im Immotop2, aber noch nicht gesichtet — 15 Min Vorbereitung reserviert im Kalender für 09:45. Fokus: Solvenznachweise und Referenzen.

13:30

Treuhänder-Call · Mandat Dr. Ruch Entscheidung

Heikel: Dr. Ruch erwartet deine Position zur Mietzinsanpassung ALLER drei seiner Liegenschaften, nicht nur Bellevue. Überlegungen vorab: Marktvergleich + Referenzzinsverlauf durchgehen.

16:00

Mitarbeitergespräch Nadine

Halbjahresreview. Nadine hat gute Zahlen (92% Antwortquote Mieter-Mails), Entwicklungsthema: eigenständige STWE-Betreuung ab Q3. Notizen vom Januar überfliegen.

Sektion 4

Inbox-Triage

4× P1 3× P2 1× P3 14 FYI

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Erfordert Entscheidung

Claudia Züllig · Mieterin Bahnhofstrasse 12

Letzte Mahnung — Baulärm seit 3 Wochen unbeantwortet

Deutliche Eskalation im Ton. Verweist auf ihre zwei vorherigen Mails, kündigt an, per Ende Juli zu kündigen wenn keine Massnahme erfolgt.

→ Persönlich anrufen noch heute. Keine Mail-Antwort — Beziehung retten, konkrete Massnahme zusichern.

Eigentümergemeinschaft Aarebrücke · Hr. Weber

Nachfrage Einladung STWE-Versammlung 30.04.

Mehrere Eigentümer haben bei Hrn. Weber als Vertreter nachgefragt. Freundlicher Ton, aber klare Erwartung.

→ Kurze Mail: Traktanden gehen heute bis 11:00 raus, Entschuldigung für Verzug.

Dr. Hansruedi Ruch · Eigentümer

Nebenkostenabrechnung + Mietzinsentscheid — Zusammenfassung vor Call

Bittet um schriftliche Zusammenfassung deiner Empfehlung BEVOR der Call um 13:30 stattfindet. Will vorbereitet sein.

→ Kurze Position zu allen drei Liegenschaften senden, 1 Satz pro Objekt, bis spätestens 12:30.

Thomas Graf · EG Kilchberg 7

Mandatsanfrage Verwaltung ab 01.07. — 14 WE

Eigentümergemeinschaft sucht neue Verwaltung nach Auflösung des bestehenden Mandats. Empfehlung eines Bestandskunden. Offenbar auch zwei Mitbewerber angefragt.

→ Dankesmail + Terminvorschlag für Kennenlern-Gespräch kommende Woche. Schnelligkeit signalisiert Professionalität.

Schnelle Antworten

Familie Keller · Goethestrasse 14

Wasserschaden — wann Gutachter?

Bittet um Status-Update. Ton noch freundlich, aber verunsichert (zwei Kinder in der Wohnung).

→ Zwischenstand senden, Gutachter-Termin bis 14:00 fixieren und bestätigen.

Homegate Notification

Inserat Bellevue 3 läuft ab · 47 neue Anfragen

Inserat endet morgen. 47 neue Interessenten seit letzter Sichtung. Verlängerung oder Abschluss entscheiden.

→ Inserat verlängern (Frühjahrsnachfrage), Top 5 Anfragen an Nadine zum Sichten.

Notariat Müller & Partner

Handänderung Kilchberg 7 — Vertragsentwurf

Entwurf liegt seit 3 Tagen bei dir. Rückfrage ob Anpassungen nötig.

→ Kurze Bestätigung wenn ok, oder Änderungswünsche in einem Rutsch.

Hauswart Meier

Heizung Bellevue 14 — Serviceintervall

Routinefrage ob diesjähriger Service intern oder extern. Nicht zeitkritisch.

→ Kurze Antwort: extern wie letztes Jahr, Termin mit Toggenburger vereinbaren.

▸ 14 weitere Mails in FYI / Ignorieren (SVIT-Newsletter, Bank, Immoscout-Reports) — aufklappen

Sektion 5

Forward Look — nächste 2 bis 5 Tage

4 wichtige Items KW 18 Überlast

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Fr 24.04. · 19:00 STWE-Versammlung Bächlerstrasse 8. 18 Eigentümer erwartet. Vorbereitung: Beschlussvorlage Dachsanierung, Offerten Stand drei (Heizung, Fassade, Garagentore). Unterlagen bereit, Notizblatt fehlt.

Mo 27.04. Abgabe Nebenkostenabrechnungen Q1 an Treuhand. Interne Deadline. Drei Liegenschaften noch offen, zwei davon eng.

Mi 29.04. · 14:00 Wohnungsübergabe Bellevue 3. Abzug Mieter Z. Protokoll vorbereiten, Schadenliste vom letzten Einzug heraussuchen.

KW 18 Überlastwoche. 5 STWE-Versammlungen in einer Woche ist dein Maximum. Zwei Vorbereitungen müssen schon diese Woche passieren — Zeit heute für Bächlerstrasse-Protokoll blockieren.

Sektion 6

Business Pulse

Leerstand 2 WE Mandat-Opportunity Team-Signal

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Leerstand. Zwei Wohnungen offen (Bellevue 3 · 42 Tage, Kilchberg 2 · 68 Tage). Bellevue ist marktnormal, Kilchberg zu lang — Mietzins-Review empfohlen.

Nachfrage Portale. Homegate +31% Anfragen vs. März (Frühjahrs-Peak), Immoscout stabil. Inserateverlängerungen heute sind investiert.

Potentieller Mandatsgewinn. Kilchberg 14 WE würde Verwaltungsbestand um ~4% erhöhen. Zwei Mitbewerber angefragt — Geschwindigkeit und Erstgesprächqualität entscheiden.

Team-Signal. Nadine hat gestern 11 Mieter-Mails abgearbeitet (Rekord dieses Monat). Gute Performance-Datenpunkte fürs Gespräch um 16:00.

Sektion 7

Empfohlene Aktionen heute

3 To-do 1 Deprio

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Vor 11:00: Traktandenliste STWE Aarebrücke final freigeben und versenden. Nicht perfekt, einfach raus — die Einladungsfrist ist das Thema, nicht die Formulierung.
Vor 12:00: Frau Züllig persönlich anrufen. Kein Mail. 15 Minuten Telefon und ein konkreter Termin für die Lärmmessung retten eine 3-Jahres-Mieterin.
Um 12:30 spätestens: Dr. Ruch die Kurzempfehlung zu allen drei Liegenschaften senden — damit er im 13:30-Call vorbereitet ist und der Call effizient wird.

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Heute deprioritisieren: Jahresabrechnung Horgen. Nadine kann das übernehmen, sie sucht sowieso mehr eigenständige Aufgaben. 60 Minuten zurück in deinen Tag.

Guten Morgen, Sandra.